Was versteht man unter Beschaffung?
Die Beschaffung umfasst alle Tätigkeiten, mit denen Unternehmen Waren, Materialien oder Produkte verfügbar machen – sei es zur Weiterverarbeitung, zum Verkauf oder für den Eigenbedarf. Dabei hängt der konkrete Ablauf stark davon ab, wer beschafft und für welchen Zweck.
So erfolgt beispielsweise die Beschaffung von Rohstoffen für die Produktion, die Beschaffung von Handelswaren für den Verkauf oder die Beschaffung von Büromaterial für den Eigenbedarf unterschiedlich. Insbesondere in Bezug auf Menge, Dringlichkeit und Komplexität.
Im Fokus dieses Beitrags steht die Beschaffung im Kontext der Lagerlogistik, etwa durch Fulfillment-Dienstleister, Großhändler oder E-Commerce-Unternehmen mit eigenem Lager.
Definition Beschaffung
In der Logistik beschreibt die Beschaffung die Gesamtheit der organisatorischen, administrativen und operativen Prozesse, die für den Einkauf und die Bereitstellung von Waren notwendig sind. Dazu zählen unter anderem die Bedarfsermittlung, die Auswahl geeigneter Lieferanten, die Bestellung und die Anlieferung an ein Lager oder einen anderen definierten Ort.
Ein Warehouse-Management-System wie WEMALO unterstützt insbesondere die operative Steuerung von Lagerbeständen. Es überwacht definierte Mindestmengen, erkennt Bedarfe automatisch und stellt diese Informationen für den Einkauf zur Verfügung. Die eigentliche Bestellauslösung erfolgt in der Regel in einem externen System (z. B. ERP oder Shopsystem).
Typische Prozessschritte der Beschaffung
- Bedarf ermitteln
Welche Artikel werden benötigt und in welcher Menge? Grundlage sind Lagerbestände, Verkaufszahlen, Prognosen oder manuelle Einschätzungen. - Lieferanten auswählen
Wer kann die Ware liefern und zu welchen Konditionen? Die Auswahl erfolgt oft nach Kriterien wie Preis, Verfügbarkeit, Qualität oder Lieferzeit. Auch Nachhaltigkeit oder Regionalität können in die Entscheidung einfließen. Bei größeren Projekten oder langfristigem Bedarf werden teils auch Ausschreibungen durchgeführt. - Bestellung abwickeln
Wie und wann wird bestellt? Je nach System erfolgt die Übermittlung der Bestellung automatisiert oder manuell. - Lieferung überwachen
Kommt die Ware pünktlich und vollständig an? Bei Abweichungen sind Reklamationen oder Nachverhandlungen möglich. - Anlieferung und Wareneingang prüfen
Entspricht die gelieferte Ware der Bestellung? Beim Eintreffen wird die Lieferung auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Unversehrtheit geprüft. - Artikel einlagern
Wie wird die Ware im Lager verfügbar gemacht? Die Artikel werden auf geeignete Lagerplätze verteilt und im Warenwirtschaftssystem als verfügbar markiert.
Praxisbeispiel aus der Lagerlogistik
Ein Fulfillment-Dienstleister betreut mehrere Online-Shops, die über Shopify verkaufen. Das Lager wird mit einem Cloud-WMS verwaltet. Sobald ein Shop einen definierten Mindestbestand unterschreitet, erkennt das Warehouse-Management-System, z. B. WEMALO, automatisch den Bedarf und stellt diesen zur weiteren Bearbeitung bereit. Die eigentliche Bestellung erfolgt anschließend im Einkauf. Die gelieferte Ware wird geprüft, gescannt und eingelagert. Sämtliche Schritte sind im WMS nachvollziehbar dokumentiert.
Vorteile der strukturierten Beschaffung
- Verfügbarkeit sichern: Fehlbestände vermeiden, Lieferfähigkeit aufrechterhalten.
- Kosten senken: Einkaufskonditionen verbessern, Lagerkosten optimieren.
- Prozesse automatisieren: Wiederbeschaffung durch IT-gestützte Systeme effizient steuern.
- Transparenz erhöhen: Jede Bestellung ist systemgestützt nachvollziehbar.
- Flexibilität steigern: Schnellere Reaktion auf Nachfrageschwankungen.
