Was versteht man unter Retourenmanagement?
Retourenmanagement umfasst alle Prozesse rund um die Rücksendung von Waren – von der Ankündigung durch den Kunden über den Wareneingang im Lager bis hin zur Prüfung, Verbuchung und eventuellen Wiederaufbereitung oder Ausbuchung der retournierten Artikel. Ziel des Retourenmanagements ist es, Rücksendungen effizient, transparent und kostenschonend zu bearbeiten – ohne Einbußen bei Servicequalität oder Datenintegrität.
Im Fokus dieses Beitrags steht das operative Retourenmanagement im Lager – insbesondere in Fulfillment-Strukturen, bei denen ein Warehouse-Management-System (WMS) wie WEMALO eingesetzt wird.
Definition Retourenmanagement
Retourenmanagement bezeichnet die systematische Abwicklung von Rücksendungen im Lager. Es beginnt mit der Ankündigung bzw. Registrierung einer Retoure und endet mit der Entscheidung über die weitere Verwendung der Ware (z. B. Wiedereinlagerung, Abschreibung oder Sperrbestand).
Ein WMS wie WEMALO unterstützt alle Schritte des Retourenprozesses inklusive digitaler Erfassung, Statusverwaltung, Qualitätsprüfung, Belegarchivierung und Dokumentation. Mandantenfähige Strukturen ermöglichen dabei die getrennte Abwicklung für verschiedene Online-Shops oder Auftraggeber.
Typische Aufgaben im Retourenmanagement
- Rücksendung erfassen
Retoure wird angekündigt oder bei Wareneingang im System angelegt (z. B. per Scan oder durch den Mandanten). - Ware prüfen
Überprüfung auf Vollständigkeit, Artikelnummer, Zustand und evtl. Fehler- oder Schadensdokumentation. - Rücknahme buchen
Systemseitige Verbuchung der Retoure und Zuordnung zu Auftrag oder Kunde – revisionssicher dokumentiert. - Entscheidung treffen
Je nach Zustand wird die Ware wieder eingelagert, aussortiert, abgeschrieben oder einem Sperrbestand zugewiesen. - Datenbereitstellung
Mandanten können über das Dashboard in WEMALO jederzeit den Status ihrer Retouren einsehen und steuern.
Praxisbeispiel aus der Lagerlogistik
Ein Fulfillment-Dienstleister betreibt ein Lager für mehrere Mandanten und setzt dabei die Lagerverwaltungssoftware WEMALO ein. Täglich gehen Rücksendungen von Endkunden ein, die verschiedenen Online-Shops zuzuordnen sind. Im Wareneingang werden die Pakete gescannt, Artikel digital erfasst und automatisiert dem ursprünglichen Auftrag zugeordnet. Das Lagerpersonal prüft die Ware und dokumentiert deren Zustand im System. Je nach Konfiguration wird der Artikel erneut eingelagert oder in einen Sperrbestand verschoben. Mandanten haben über das Dashboard in Echtzeit Einblick in den Retourenstatus.
Vorteile eines digitalen Retourenmanagements mit WEMALO
- Schnelle Abwicklung: Jeder Schritt ist digital dokumentiert
- Transparenz für Mandanten: Echtzeit-Status zu allen Rücksendungen
- Fehlerminimierung: manuelle Zwischenschritte entfallen
- Kostensenkung: Automatisierte Prozesse sparen Zeit und Ressourcen
- Revisionssicherheit: Jede Transaktion nachvollziehbar und dokumentiert
