Bestandsführung

Autor: WEMALO Redaktion
Zuletzt aktualisiert am 28. August 2025

Was versteht man unter Bestandsführung?

Die Bestandsführung umfasst alle Maßnahmen zur Erfassung, Verwaltung und Aktualisierung von Lagerbeständen. Sie sorgt dafür, dass jederzeit klar ist, welche Artikel in welcher Menge, in welchem Zustand und an welchem Lagerplatz vorhanden sind.

Im Fokus dieses Beitrags steht die digitale Bestandsführung im Rahmen der Lagerlogistik – insbesondere bei Fulfillment-Dienstleistern und Online-Händlern, die mit einem Warehouse-Management-System wie WEMALO arbeiten.

Definition Bestandsführung

Unter Bestandsführung versteht man die laufende, systemgestützte Verwaltung der physischen Warenbestände in einem Lager.

Ziel ist es, jederzeit eine exakte, transparente und aktuelle Abbildung des Lagerbestands im System zu gewährleisten. Dazu gehören unter anderem die Verbuchung von Wareneingängen und -ausgängen, Umbuchungen zwischen Lagerplätzen, die Reservierung von Artikeln für bestimmte Aufträge sowie das Management von Sonderbeständen wie Sperrbeständen oder Retouren.

Die in der Bestandsführung dokumentierten Lagerbewegungen bilden die Grundlage für weiterführende Prüfprozesse wie die Bestandskontrolle oder Inventur. Ein Warehouse-Management-System wie WEMALO bildet all diese Prozesse digital ab und ermöglicht damit eine präzise Bestandsführung – mandantenfähig, in Echtzeit und bis auf Einzelstückebene.

Typische Aufgaben der Bestandsführung

Wareneingänge erfassen
Jede eingehende Lieferung wird im System eingebucht und den jeweiligen Artikeln, Mengen und Lagerplätzen zugeordnet.
Warenausgänge dokumentieren
Kommissionierte und versendete Artikel werden systemseitig ausgebucht. Dies geschieht meist systemgesteuert, z. B. beim Packprozess oder über Schnittstellen zum Versanddienstleister.
Umbuchungen durchführen
Artikel können zwischen Lagerplätzen verschoben oder in andere Bestandsarten (z. B. gesperrt, retourniert) umgebucht werden.
Bestände reservieren
Für offene Aufträge oder geplante Auslieferungen werden Artikel im Lager vorgemerkt und aus dem verfügbaren Bestand herausgerechnet.
Sonderbestände verwalten
Beispielsweise Sperrbestände, beschädigte Ware oder Retouren. Diese besonderen Bestände müssen separat geführt und ggf. freigegeben oder abgeschrieben werden. Oft befinden sich diese auch auf speziellen Lagerplätzen oder haben eine zusätzliche Kennzeichnung.
Daten aktuell halten
Alle physischen Lagerbewegungen sollten zeitnah und korrekt im System erfasst werden. Sie bilden die Grundlage für Kontrolle, Nachbestellungen und Abrechnung. Ein Warehouse-Management-System wie WEMALO unterstützt diesen Prozess durch Echtzeit-Daten und automatisierte Buchungen.

Praxisbeispiel aus der Lagerlogistik

Ein Fulfillment-Dienstleister nutzt ein professionelles Cloud-WMS, z. B. WEMALO, zur Verwaltung seiner Lagerbestände.

Im Wareneingang werden Artikel nach Anlieferung eingescannt, einem Lagerplatz zugewiesen und im System eingebucht.
Beim Versand erfolgt die Ausbuchung automatisch durch den Scanvorgang im Packprozess.
Reservierungen werden bei Auftragseingang erstellt, sodass Lager und Shopbetreiber jederzeit erkennen können, wie viele Artikel noch verfügbar sind.
Umbuchungen (z. B. bei beschädigter Ware) werden direkt vom Lagerpersonal dokumentiert und im System aktualisiert. Alle Vorgänge sind in WEMALO revisionssicher protokolliert.

Vorteile einer digitalen Bestandsführung

Transparenz: Alle Lagerbewegungen sind systemseitig nachvollziehbar.
Fehlerreduktion: Automatisierte Buchungen vermeiden Übertragungsfehler.
Reaktionsfähigkeit: Bestände sind jederzeit prüfbar und abrufbar – auch mandantenspezifisch.
Grundlage für Kontrolle und Analyse: Bestandsführung ist Voraussetzung für Bestandskontrolle, Nachschub, Versand, Abrechnung und Inventur.
Echtzeit-Integration: Anbindung an Shopsysteme, ERP oder BI-Tools möglich.